De openingszin!

Stel, u leest onderstaande openingszin van een willekeurige brief of mail:
“Naar aanleiding van uw schrijven dd 17 juni jl, deel ik u mede dat wij uw brief in goede orde hebben ontvangen”.
Bent u benieuwd naar het vervolg, wilt u weten wat hierna komt? Nee. Tenminste, ik niet. De zin zegt uitsluitend dat ze de brief hebben ontvangen, niet eens dat ze ‘m hebben gelezen, laat staan dat ze er wat mee hebben gedaan dat voor mij belangrijk is.

Een nieuwe poging dan:
“Wij introduceren bij u onze nieuwste producten op het gebied van financiele calamiteiten. Vanzelfsprekend voldoen ze aan de meest strenge criteria en zijn ze scherp geprijsd.“
Wordt u blij van deze intro? Gaat u verder lezen? Ik wederom niet. Geen idee waar het over gaat en wat het mij oplevert. En als ze al “vanzelfsprekend” voldoen aan criteria en scherp geprijsd zijn, waarom vermeld je het dan?

“Met veel plezier stuur ik u onze informatie toe. Hierin treft u allerlei verschillende publicaties aan. Lees ze door. Heeft u vragen, bel ons dan!”
Hoe abstract wil je een tekst hebben? En waarom zou ik die informatie willen lezen? Wat staat er in en welk voordeel biedt het mij? En als ik de publicaties heb gelezen, waarom zou ik dan vragen moeten hebben? Is de tekst zo onduidelijk geschreven?

“Met deze brief informeer ik u dat u bent ingeschreven voor de militaire dienstplicht. Sinds 1997 heeft Nederland een beroepsleger en worden er geen dienstplichtigen meer opgeroepen. U hoeft derhalve niet te reageren op deze brief.”
De Minister van Defensie maakt het helemaal bont met deze brief aan 17-jarige jongens. In plaats van ze te feliciteren met hun verjaardag, komt ze met deze volkomen onbegrijpelijke tekst met de enige boodschap : je hoeft niets te doen. Stuur deze brief dan niet! Toen ik de desbetreffende ambtenaar met deze mededeling opbelde, beweerde hij dat ik de eerste was die in al die jaren negatief reageerde op de tekst. Waarschijnlijk bedoelde hij: de eerste die deze brief ooit gelezen had.

Veel mensen hebben moeite met de eerste zin van een zakelijke tekst. Waarom? Omdat ze deze als een welkom aan de lezer beschouwen, of als een introductie op wat verder in de brief of mail staat en dus belangrijk is. De openingszin moet volgens hen vooral degelijk, onbeduidend en inleidend zijn, weinig relevant dus. Terwijl juist de openingszin tot een van de zes fixatiepunten behoort in een tekst. Onderzoek heeft vastgesteld dat onze ogen in een tekst naar zes elementen worden getrokken: de openingszin is er daar een van. Wat betekent dit voor de schrijver? Dat je juist in je openingszin de belangrijke informatie moet zetten. En bij voorkeur niet cryptisch, niet abstract, niet onduidelijk, maar helder, kort, krachtig en …lezersgericht. Dus altijd gericht op het voordeel of belang van de lezer!
Val met de deur in huis, vertel ik mijn cursisten altijd. Ja, maar hoe doe je dat dan? Gewoon zoals je het ook zou zeggen, tegen je partner, je ouders, je vrienden, je collega’s. Zonder opsmuk, zonder inleiding, en altijd gericht op actie, het resultaat.

Zakelijk schrijven, we hebben het ons veel te moeilijk gemaakt….